We zetten het draaiboek op
Alles wat er moet gebeuren, met de datum waarop het klaar moet zijn. Drukwerk en standbouw hebben langere doorlooptijden dan mensen denken.
Taak 08
Beursdeelname zonder de week ervoor
Een beurs kost je vooral in de week ervoor, als blijkt wat er allemaal nog niet klaar is. Met een draaiboek dat maanden eerder begint, is die week gewoon een normale week.
Twee dagen beurs kosten je maanden voorbereiding en leveren een stapel visitekaartjes op. Wat daarmee gebeurt, bepaalt of het iets waard was.
De week ervoor is altijd chaos, en daarna gebeurt er niets
De banner blijkt verouderd, de folder is op, niemand weet wie er wanneer op de stand staat en de giveaways komen een dag te laat. Je overleeft het, want dat doe je altijd.
En dan het echte verlies: de contacten die je er opdoet blijven twee weken liggen omdat iedereen bijwerkt wat er tijdens de beurs is blijven liggen. Wij plannen beide kanten in: de voorbereiding en de opvolging.
Wat wij overnemen
Wat wij regelen rond een beurs
Van de inschrijving tot de laatste opvolgmail, met een draaiboek dat je volgend jaar weer kunt gebruiken.
- Draaiboek met alle deadlines
- Standmateriaal controleren en bestellen
- Drukwerk en giveaways op tijd
- Aankondiging via mail en social
- Bemensing en rooster afgestemd
- Afspraak hoe leads genoteerd worden
- Opvolging binnen een week ingepland
- Evaluatie voor volgend jaar
Hoe het loopt
Zo gaat deze taak van je bord af
Je merkt er vooral weinig van, en dat is precies de bedoeling. Dit is wat er onder water gebeurt.
We bewaken de deadlines
Materialen, drukwerk, standindeling en aankondigingen. Jij hoort van ons wat er van jou nodig is en wanneer.
We spreken de opvolging vooraf af
Hoe worden contacten genoteerd en wie belt ze na? Dat afspreken vooraf is het verschil tussen een beurs die iets oplevert en een stapel kaartjes.
We zorgen dat opvolging ook gebeurt
De opvolgmail is voorbereid en de belafspraken staan ingepland voordat je vertrekt. Daarna evalueren we kort.
Wat het verschil maakt
Rust vooraf
Doordat de deadlines maanden eerder lopen, is de week ervoor geen brandhaard meer.
Opvolging
Contacten worden binnen een week benaderd, als je nog vers in het geheugen zit.
Volgend jaar
Het draaiboek en de evaluatie liggen klaar, dus de tweede keer kost een fractie van de eerste.
Vragen
Over beurzen en events
Iets anders op je hoofd? Stel je vraag via het contactformulier, je krijgt binnen een werkdag antwoord.
Vaak samen opgepakt
Andere taken
De meeste opdrachtgevers geven drie tot vijf taken tegelijk uit handen. Deze horen er vaak bij.
Beurzen en events niet langer zelf doen?
Vertel welke taken bij jou blijven liggen. Je krijgt een voorstel met precies die taken erin, en niets wat je niet nodig hebt.